Para que las firmas sean válidas deben cumplir el artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014 (firma electrónica avanzada) y debe ser posible la prueba pericial tal como se indica en los artículos 349 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

¿Qué relación tiene la evolución de Internet con la firma biométrica?

Con la evolución de Internet y su entrada en las empresas, se han cambiado nuestros hábitos diarios, al igual que la forma en que firmamos. Si antes lo habitual era firmar todo tipo de documentos en papel, ahora lo más cómodo y económico es hacerlo en documentos electrónicos utilizando la firma digital o biométrica.

La firma biométrica cada vez se extiende más y se incorpora con rapidez en los procesos de negocio de las empresas, gracias al avance de las nuevas tecnologías.

El proceso de firma es muy sencillo e intuitivo ya que consta de los siguientes pasos:

1. El usuario firma sobre la pantalla, ayudándose si lo desea de un bolígrafo digital. Es importante que el dispositivo sea el adecuado para poder comprobar el resultado del proceso y así poder ver el documento en toda su integridad. Esta firma se debe poder borrar y volver a repetir en caso de que no saliese como debería o que el usuario prefiera mejorarla.

Lo primero que hay que hacer es elegir el dispositivo a utilizar e instalar o descargar en él la aplicación en la que se va a mostrar el documento.

2. A continuación, se elige el documento electrónico y se visualiza en el servidor previamente escogido para que pueda ser firmado.
3. Por último, se guarda la firma para que el documento obtenga toda la validez necesaria y así poder recibir al instante una copia del documento ya firmado por el usuario.

Como la mayoría de las personas están acostumbradas a firmar los documentos en los procedimientos habituales con clientes y proveedores, la incorporación de la firma biométrica se considera menos invasiva que otras técnicas biométricas.

No se debe confundir la firma digitalizada con la firma biométrica, ésta se trata de la típica firma en papel que luego se escanea y se recoge en un documento (.pdf, .jgp, …) pero que es muy fácil de falsificar y tiene un nivel de seguridad muy bajo.

De manera sencilla la firma biométrica se define como una firma manuscrita, que se realiza sobre un dispositivo electrónico como un móvil o una Tablet. Pero no es tan sencillo ya que, para disponer de la validez legal, no sólo debe recoger la gráfica, debe recoger los rasgos biométricos del firmante. Para ello debe contemplar a su vez aspectos como la velocidad a la hora de escribir, la presión que se ejerce, los cambios de velocidad en la gráfica o los cambios de dirección.

La recogida de todas estas características hace que se pueda realizar una verificación de la firma tan precisa, que la falsificación es casi imposible y la hace equiparable a una firma realizada a mano en un documento o trámite. Y este el motivo de que tenga reconocimiento legal.

La firma biométrica, se almacena de manera encriptada. La encriptación es un proceso informático que permite ocultar el contenido de una información, de manera que haga falta una interacción concreta para acceder a su contenido. El proceso de encriptación utiliza un algoritmo matemático, estos algoritmos modifican la información almacenada, de manera que, sólo sabiendo el mimo algoritmo, se puede descifrar la información almacenada.

Esta encriptación es el primer nivel de seguridad de una firma biométrica, el segundo es un certificado de reconocimiento, que incluye una firma digital en PDF, y otro que emite un prestador de servicios de certificación confirmando la identidad y fiabilidad.

Ventajas de la firma biométrica

• Firma de documentos en formato electrónico
• Con total y absoluta validez legal y jurídica
• Verificación en tiempo real de la firma
• Agilidad, eficiencia y mejora de los procesos
• Solución Eco-Friendly: Cero papel

La fiabilidad de la firma biométrica es una de las grandes ventajas, ya que permite prevenir a las empresas de la suplantación de la identidad del firmante en los documentos, gracias a que se puede verificar la autenticidad de manera inmediata de la firma. Pero no la única. Con este tipo de firma se permite ahorrar tiempo en la gestión y realización de cualquier trámite. Por dar un ejemplo, en un proceso tradicional de facturación, es necesario imprimir el documento, firmarlo y después escanearlo para poderlo enviar firmado en un correo electrónico al cliente. Con la firma biométrica todo este trabajo es innecesario por lo que la gestión un mucho más rápida.

Otra ventaja es la posibilidad de utilizar varias firmas biométricas en el mismo documento, respetando la validez legal de todas y cada una de las firmas.

Otro aspecto importante, y más hoy en día que las empresas están muy sensibilizadas con la protección al medio ambiente, ya que cada trámite que se realizaba de manera tradicional imprimiendo varias hojas, con la firma biométrica no es necesario. Por lo que se reduce el consumo de papel y tinta. Favoreciendo a su vez una reducción de costes.

Para obtener la firma biométrica hasta el momento están identificados 2 tipos de dispositivos.

• Tabletas digitalizadoras de firma
• Bolígrafos inteligentes

Implantar la firma biométrica, por otra parte, no implica grandes dificultades y no requiere de una elevada inversión si se compara con los grandes beneficios que se pueden obtener de ella.

Aplicaciones para el sector de la distribución, pilares fundamentales para el éxito

Dichas aplicaciones son una herramienta muy útil para conceder a las empresas las claves necesarias para reducir los costes de reparto, fidelizar a sus clientes y expandirse hacia nuevos horizontes empresariales.

Hoy en día el tema de la logística es un asunto tan importante que las empresas crean áreas específicas para su tratamiento, y en la actualidad es un aspecto básico para el crecimiento de las empresas y su lucha por ser el número uno.

La logística tiene muchos significados, uno de ellos es la encargada de la distribución eficiente de los productos a una determinada empresa, con el menor coste, en el menor tiempo y un excelente servicio al cliente.

El objetivo de un buen distribuidor: aumentar la satisfacción del cliente y reducir costes

La parte fundamental de esta logística es la ejecución de las entregas domiciliarias de manera óptima, a efectos de poder ofrecer un servicio en tiempo y en costes para la empresa. El objetivo por lo tanto para la empresa es doble, por un lado, satisfacer al cliente en la mayor brevedad de tiempo, y por otro lado ajustar los costes, tanto en personal, como en transporte.

El mundo de la logística y el transporte está enfocando como parte de la optimización de sus procesos una mejora de en la forma de gestionar la “última milla” (último kilómetro). La “última milla” es el nombre que recibe el proceso final de entregar el pedido al comprador; un tramo de apenas pocos kilómetros en el que las dificultades se suceden y la satisfacción del cliente entra en modo crítico.

La última milla, es una gestión de paquetería centrada en el último trayecto que ha de realizarse al cliente final

La última milla suele corresponder al trayecto que se hace una vez se han agrupado una serie de pedidos, y que se distribuyen en una zona geográfica reducida. Es decir, al trabajar con volúmenes más pequeños que la gran distribución, y principalmente dentro de una ciudad, es necesario ver cuáles son las rutas más eficientes en función de factores como los atascos en tiempo real y sus posibles alternativas, así como las calles cortadas y en obras que pueden suponer un hándicap en la condición de entrega.

En el sector de las empresas de distribución al cliente final, el tipo de entrega reside en el volumen de referencias, las dificultad para poder hacer la entrega en el domicilio del cliente, el cobro o la retirada de un producto no deseado.

Para el cliente el plazo de entrega empieza cuando confirma la compra y termina cuando el producto llega a su domicilio. El paso que transcurre desde que el paquete del último punto de distribución (almacén, punto de distribución…) hasta que llega al cliente, es el último de la cadena de distribución y el más fundamental de todos, pues es el que más costes y riesgos conlleva. Una aplicación de reparto con optimización para la última milla permite reducir los tiempos de entrega y los costes asociados. No en vano, el plazo de entrega de los productos es cada vez más reducido, y el cliente es más exigente con su cumplimiento.

Rutas según las variables que se conocen como ubicación, condiciones especiales, capacidad de los vehículos…

La funcionalidad de estas aplicaciones se basa en conjugar todas las variables que afectan a la confección de una ruta de reparto, evaluarlas y emitir unas rutas optimizadas en función de los parámetros introducidos.

• Información de los clientes, que incluye la ubicación geográfica, tipo de domicilio y ubicación, tipos de vehículos que admite o datos relacionados con el reparto, como la hora de apertura, el encargado, …
• Información de los vehículos, que incluye la capacidad de los vehículos (en m3 o kg) y limitaciones de los clientes que puede repartir, disponibilidad, velocidad máxima.
• Información de los productos, volumen, peso, necesidades especiales para el reparto
• Información de los pedidos, acerca del volumen, clientes, condiciones especiales de entrega. Incompatibilidad de mercancías.
• Velocidad media de la ruta y restricciones del tráfico.

Con toda esta información las aplicaciones calculan las rutas que garantizan el servicio a los clientes, al mismo tiempo garantiza la optimización de las rutas de transporte.

Como valor añadido estas aplicaciones ofrecen información on-line que permite tener un control absoluto de la situación de los pedidos, poner medios cuando son necesarios, permitiendo anticiparse a posibles problemas y consiguiendo el objetivo que se ha marcado la empresa.

Los chóferes disponen de toda la información necesaria sobre las rutas que tienen que realizar, al mismo tiempo que pueden informar las incidencias con las que se encuentran, o la entrega del pedido.

Por último, estas herramientas permiten conectar al cliente con la situación on-line del reparto, ofreciendo portales en los que puede consultar la situación de su pedido. El cliente puede recibir por e-mail un número de tracking para dar seguimiento a su pedido y recibir información sobre la hora estimada de entrega del pedido.

Pues bien, en Ekamat no nos quedamos atrás y por ello, intentamos actualizarnos constantemente y  ofrecer soluciones que mejoran la gestión de un negocio y facilitan el camino hacia la transformación digital.

En las dos próximas entradas, os presentaremos dos aplicaciones propias que aumentan el potencial de Ekadis, nuestra solución para distribuidores de alimentos y bebidas

¿Eres distribuidor? Accede a la planificación de rutas, listado de clientes y productos y crea pedidos desde dispositivos móviles.

Ekadeal, es una de las soluciones pensada para distribuidores y orientada para el reparto de los productos. El repartidor podrá consultar los pedidos que tiene en su carga, gestionarlos, informarse sobre la ruta (que se actualiza constantemente con la información que llega de la central) y el estado del reparto. Principalmente, la solución agiliza las tareas administrativas y operativas del reparto. Ayuda a que el repartidor pueda trabajar de forma autónoma y siempre informado de todo lo que pasa e informando de su trabajo.

Entre las principales ventajas del aplicativo, destacamos la gran autonomía que aporta: gracias a la integración total con Ekadis y Microsoft Dynamics NAV, desde el propio dispositivo se podrá cobrar al cliente, modificar documentos e incluso reimprimirlos para que sean firmados y así agilizar el proceso de cobros, minimizando el tiempo de espera para cerrar el proceso.

Por último, es importante remarcar que esta aplicación no necesita conexión a internet, permitiendo gestionar cobros y tareas sin necesidad de estar conectado en red.

En resumen, con un único dispositivo el repartidor tendrá en su mano muchas más herramientas y podrá gestionar cualquier tipo de operación que antes tenía que pasar por la central, dejándolo plasmado directamente dentro del sistema y minimizando tiempo y costes.

Para que os podáis hacer una idea más completa de cómo funciona Ekadeal, os animamos a visualizar la demostración online sobre su funcionamiento clicando aquí.