¿Qué es Jet Reports?

Jet Reports es una solución de Jet Global pensada y diseñada para realizar reporting financiero a partir de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Lo que te permite esta solución es la extracción de datos de cualquier tipo de informe de una empresa.

¿Cuáles son las ventajas de trabajar con una herramienta de reporting como Jet Reports?

Ahorrar tiempo y dinero en una empresa es uno de los objetivos que siempre están vigentes, aunque tu negocio vaya viento en popa y este lo más optimizado que puedas pensar. Pues bien, con Jet Reports para Business Central, puedes evitar errores humanos y ahorrar todo el tiempo que se dedica a la creación del informe y dedicarlo a tomar decisiones. Muchas empresas hoy en día dedican la mayoría del tiempo a crear el informe y esto, al final, es una pérdida de tiempo y recursos, porque se pierde el tiempo necesario para analizar los datos.

En el post anterior sobre Jet Reports, compartimos dos consejos rápidos para trabajar con los datos desde Excel de forma rápida.

Jet Reports: comparte los datos, trabájalos, planifica y obtén beneficios

A través de la solución de reporting, conseguirás tener el control completo de todos los datos financieros de tu negocio. La clave es tenerlos en tu mano de forma fácil y rápida, y eso se consigue con Jet Reports. Una vez exportes los que necesitas desde Business Central y prepares el informe en Excel, podrás compartir el informe con el resto de la organización. Al dedicar el tiempo al análisis, obtendrás la posibilidad de recopilar diferentes opiniones al respecto y valorar cuál es la mejor opción. Así que comparte (los informes se pueden compartir tanto dentro como fuera de la empresa.), trabajarlos en equipo y planifica tomando decisiones.

Demostración online sobre todos los beneficios de la mano de un experto en reporting

En la entrada de hoy te dejamos un webinar sobre cómo funciona la solución y algunos casos con los que te puedes encontrar y podrás resolver fácilmente. Descubre la multiconexión con cualquier origen de datos pero, como explica Mario, donde más se luce Jet Reports es en entornos Dynamics 365 Business Central.

Dos apuntes rápidos sobre Jet Reports

En todo momento, accederás a los datos del ERP a tiempo real. Es por este motivo que siempre trabajarás con el dato más actual. Gracias a la integración de Jet Reports con Excel y Dynamics 365 Business Central, podrás sacar informes actualizados al minuto.

Además, si te surge alguna duda sobre los datos de una tabla, solo seleccionándolo se abrirá la ficha de cliente y/o empresa para que puedas verificar su origen. La fiabilidad del dato es total.

Descubre todos los secretos de la solución en este webinar. Estás a un clic de agilizar todo el proceso operativo de un informe y dedicarte a lo que realmente es importante. Toma decisiones con toda la información que necesitas ¿Te animas?

Consejo rápido para Excel #1: Cómo mostrar información adicional del cliente en una tabla dinámica

Artículo de Tara Grant (Jet Reports)

Aprende a visualizar información adicional del cliente en una tabla dinámica sin agrupar por ese tipo de información. ¿Alguna vez has querido visualizar información adicional sobre los clientes en un informe de una tabla dinámica de Jet Global, pero NO agrupar por ese tipo de información? ¿Dispones de 30 segundos? ¡Te mostraremos cómo hacerlo en el vídeo de consejos rápidos para Excel!

Consejo rápido para Excel #2: Cómo crear un cuadro de opciones emergente

Este vídeo explica paso a paso cómo crear un cuadro de opciones emergente que permita a las personas que consultan el informe cambiar fácilmente de filtros. ¡Haz clic sobre la imagen para escucharlo y verlo entero!

Gráfico con ancho de columna variable: También conocido como gráfico Mekko o de Marimekko, un gráfico con ancho de columna variable es un gráfico de barra en el que los anchos de columna se escalan de manera que el ancho total coincida con el ancho de gráfico deseado y no haya espacios entre las columnas. Un caso de buen uso para este tipo de gráfico es cuando se intenta comparar cómo se divide un valor en porcentajes a lo largo de una dimensión.

Gráfico de área 3D: Los gráficos de área 3D muestran la tendencia de los valores a lo largo del tiempo u otros datos categóricos, y utilizan tres ejes (horizontal, vertical y profundidad) que pueden modificarse. Un caso de buen uso para este tipo de gráficos es cuando se compara cómo se divide un valor en una categoría y cómo se comporta cronológicamente como, por ejemplo, Ventas por región a lo largo del tiempo.

Gráfico de área apilado: Los gráficos de área apilados muestran la tendencia de la contribución de cada valor a lo largo del tiempo u otros datos categóricos. Se recomienda que especifique sus gráficos apilados como tal para que los usuarios comprendan los valores presentados.  Un gráfico de área apilado 3D se muestra del mismo modo pero utiliza una perspectiva 3D y no utiliza un tercer eje. Un caso de buen uso para este tipo de gráfico es cuando se intenta cómo varias partes se añaden al valor total a lo largo del tiempo. 

Gráfico de columna apilada: Los gráficos de columna apilada muestran la relación de la parte con el todo entre categorías, muy similar al gráfico de área apilado.  Este tipo de gráfico necesita, como mínimo, dos categorías dimensionales, una para las columnas apiladas y otra para la categoría de comparación. Un caso de buen uso para este tipo de gráfico es cuando se intenta mostrar cómo varias partes se añaden al valor total para una categoría específica.

Fuente: Artículo de Jet Reports

Además, si eres capaz de leer y examinar rápidamente los datos, obtendrás la información necesaria para entender cómo un conjunto o grupo de hechos contribuyen a un éxito global y orienta las decisiones de forma proactiva. Por esta razón la visualización de datos es tan importante. Crear un gráfico o una tabla te ayudará a interpretar las preguntas que están detrás de los datos.

En este blog, te guiaremos para elegir el tipo de gráfico adecuado según los datos que quieras visualizar. Contamos con 12 tipos de gráficos. Por eso, hemos decidido dividir estos casos en diferentes entradas en el blog. ¡Empecemos con los seis primeros!

Gráfico de área: Un gráfico de área muestra datos cuantitativos gráficamente. Se basa en el gráfico de línea (ver definición más abajo). El área entre el eje y la línea normalmente se destaca con colores, texturas y sombrados. Normalmente, un usuario compara dos o más valores con un gráfico de área. Cuando se deben cartografiar muchos valores diferentes, un gráfico de línea es más fácil de leer. Un caso de buen uso para este tipo de gráficos es cuando se necesita comparar la evolución de dos a cinco valores diferentes con el tiempo como, por ejemplo, un gráfico de Ventas frente a Costes durante los años.

Gráfico de barras: Un gráfico de barras presenta datos agrupados dentro de barras rectangulares que tienen una longitud proporcional a los valores que representan. Las barras se trazan horizontalmente. Un buen caso de uso para este tipo de gráfico es cuando dispone de datos comparativos que consisten en 10 o más categorías, o tiene etiquetas de categoría más largas como, por ejemplo, un gráfico de Ventas por vendedor que tiene muchos vendedores y muestra el nombre completo del vendedor.

Gráfico de burbujas: Los gráficos de burbujas son muy similares a los gráficos de dispersión con un atributo adicional. Al igual que con un gráfico de dispersión, dos de los atributos indican las posiciones X e Y de la burbuja. Los gráficos de burbujas añaden un tercer atributo que influye en el tamaño de la burbuja. Un ejemplo de ello sería Coste vs Beneficio cuyo tamaño de la burbuja está influido por el porcentaje global de ventas.

Gráfico de columnas: Un gráfico de columnas es una representación gráfica de datos. Los gráficos de columnas muestran barras verticales distribuidas horizontalmente, con el eje de los valores situado en el lado izquierdo del gráfico. Un buen caso de uso para este tipo de gráfico es cuando dispone de datos comparativos que consisten en 10 categorías o menos y tiene etiquetas de categoría cortas como, por ejemplo, un gráfico de Ventas por categoría de producto en el que no hay múltiples categorías y los nombres son relativamente cortos.

Fuente: Artículo de Jet Reports

A medida que cada vez más ejecutivos de todos los sectores e industrias ayudan a tomar decisiones estratégicas de la Tecnología de la Información, aumenta la necesidad de la tecnología con el fin de obtener una ventaja competitiva. Si bien las inversiones tecnológicas pueden tener un papel importante en esto, las empresas deben asegurarse de que el tiempo, el dinero y la energía gastados en sistemas, herramientas e infraestructura sea el correcto, de manera que se pueda lograr el mejor retorno de la inversión (ROI).

La detección de datos se basa en el acceso directo a información interna, externa y, a veces, mixta. Depende de la capacidad de los usuarios para trazar su propia ruta, que los usuarios sean capaces de trazar su propio camino, sin la participación y el obstáculo de un departamento informático. Las herramientas de detección de datos son muy populares hoy en día porque amplían la capacidad de las personas para contribuir mediante la identificación de tendencias y patrones que conducen a valiosos nuevos descubrimientos sobre el negocio. Es si cabe aún más valioso cuando se puede recibir la información en tiempo real. La infraestructura adecuada debe establecerse no solo para realizar análisis sobre sus datos sino también para proporcionar información en tiempo real. Esto permite adoptar acciones antes de que sea demasiado tarde.

La inteligencia empresarial (BI), por otro lado, es un poco diferente. La BI trata de decidir dónde quiere ir como organización y qué pasos debe realizar para llegar allí. Es una mezcla de tecnología y proceso que permite a las organizaciones determinar aquello que es importante, crear las medidas correctas, controlar y hacer los ajustes necesarios para guiar las organizaciones hacia sus objetivos. A menudo, el éxito es el resultado de las actividades que llevamos a cabo y la BI permite a los ejecutivos comunicar y medir la actividad claramente y supervisar los resultados.

Aunque puedan parecer similares, la detección de datos no es inteligencia empresarial. Están relacionadas, lo que provoca algunas confusiones. Ambas pueden convertir los datos sin procesar en información útil y ambas ayudan a reforzar la ventaja competitiva. La diferencia es que la detección de datos permite a las personas tener acceso a información en directo, mientras que la inteligencia empresarial ofrece la misma versión regida de verdades basada en objetivos y métricas unificados.

Entonces, ¿dónde encaja su estrategia en la nube en todo esto? La computación en la nube y el almacenamiento en la nube se han colado en las organizaciones en forma de Amazon Web Services (AWS) y Office 365, así como en sistemas de almacenamiento y compartición de archivos. Según Forbes, los beneficios incluyen mantenerse a la vanguardia de las demandas del cliente, transformar su cultura de una manera exclusiva, crear una interrupción estratégica en su mercado competitivo y desbloquear el poder de las conexiones de los empleados en su organización. Tener el coraje de entrar en este nuevo panorama requiere una planificación calculada, pero los beneficios superan con creces los desafíos. Los beneficios de utilizar la estrategia en la nube se presentan en forma de reducción de costes, accesibilidad fácil, tiempo de inactividad mínimo, actualizaciones automáticas, capacidad escalable y mayor seguridad de los datos. La respuesta es simple: desarrolle su estrategia en la nube encontrando una herramienta de detección de datos como Jet Express que ofrece capacidades en la nube. O mejor aún, una solución como Jet Enterprise que ofrece BI basada en la nube e informes en tiempo real en un solo paquete.

Al aprovechar la detección de datos, la inteligencia empresarial y la estrategia en la nube, los ejecutivos pueden ayudar a convertir las detecciones a corto plazo en una ventaja competitiva a largo plazo, con datos precisos, hitos atribuibles y planificación estratégica para asegurar el éxito.

Fuente: Jet Reports

Si eres otro más de los miles de usuarios profesionales con un sistema ERP como Microsoft Dynamics, probablemente ya estás familiarizado con el concepto más erróneo de todos: Se supone que un sistema ERP proporciona los análisis que una empresa necesita de forma inherente e intuitiva. Parece ser una reivindicación lógica dado que un sistema ERP es donde se vuelcan todos los datos. Sin embargo, este no es el caso. Necesitas otra solución, conocida como inteligencia empresarial (BI), que proporcione la visión que te permita tomar decisiones basadas en los datos, mantener la competitividad e impulsar tu negocio.

Es importante tener en cuenta que la tecnología BI y el sistema ERP no se excluyen entre ellos. Esta rápida visión ayudará a identificar y comprender claramente la función de la BI y los beneficios que ofrece, junto con Microsoft Dynamics, todo ello al mismo tiempo que le da una idea de los pasos que debería seguir para conseguir llegar donde debe estar.

Tecnología BI frente a un sistema ERP

Planificación de recursos empresariales (ERP) es un software de gestión del proceso empresarial que permite a una organización utilizar un sistema de aplicaciones integradas para gestionar una empresa y automatizar muchas de las funciones administrativas relacionadas con la tecnología, los servicios y los recursos humanos. El ERP software, como Microsoft Dynamics NAV, integra todas las facetas de una operación, incluyendo la planificación del producto, el desarrollo, la fabricación, las ventas y el marketing, todo ello en una sola base de datos, aplicación e interfaz de usuario.

Si una visualización de un ERP ayuda, imagínate el conjunto más grande de archivadores que haya visto nunca, suficientes para llenar un almacén. Filas y filas de polvorientos archivadores, apilados en 3 o 4 alturas, imposible de ver la pared más lejana. Cada uno de los archivadores está lleno de informes, facturas, cheques cancelados y todos los detalles de todo lo que esta compañía ha hecho o ha participado.

¿Te lo imaginas? Un ERP moderno, en muchos sentidos, es una versión electrónica/digital de un almacén de papel y es un lugar excelente para guardar y conservar todos los datos.

Inteligencia empresarial

El Aberdeen Group, una empresa americana de servicios y tecnología, define la BI como la “capacidad de ofrecer un mejor apoyo para la toma de decisiones con datos de empresa integrados, es un factor importante al convertir los datos en inteligencia procesable”.

La BI ofrece una visión de las operaciones de tu empresa y cuanto mayor sea la cantidad de información capturada por el sistema ERP, con mayor claridad la solución BI podrá presentar la eficiencia y salud financiera de toda su organización. Esta es la relación entre la efectividad de una solución BI combinada con el sistema ERP subyacente. El paquete BI/ERP tiene que trabajar en equilibrio para ofrecer el beneficio óptimo de cada uno.

Volvamos al almacén… Imaginemos cómo realizaríamos un análisis significativo de las ventas entre abril y octubre del año pasado. Empieza por ir a todos los archivadores relevantes (organizados por fecha, por ejemplo) y recopila toda esa información.  Evidentemente, intentarás ser eficiente y solo seleccionar aquellos documentos que sean relevantes para el objetivo que nos hemos marcado. Sin embargo, observará que buscar documentos entre abril y octubre del año pasado no solo es una tarea manual y engorrosa; cuando tengas todos estos documentos, deberás leerlos uno a uno para encontrar los datos que estás buscando. No solo se trata de eficiencia; hay una manera más rápida y mejor.

La BI tiene un papel diferente al del ERP

Dado que el ERP y la BI tienen que ver con los mismos detalles y datos, es común ver a una compañía intentar utilizar un enfoque “todo en uno” y confiar únicamente en la herramienta de informes y análisis del ERP. Al hacerlo, sin embargo, se confunden los papeles complementarios de los dos sistemas. En resumen, el ERP es el sistema de registros para la compañía, el lugar de descanso final para todos los detalles, transacciones y actividades que incluyen la historia de la compañía. La BI es la herramienta que puede desbloquear este volumen de datos y, al mismo tiempo, permite mejores perspectivas y gestión de las operaciones y actividades futuras de la compañía.

BI + ERP |Mejor juntos|

Uno de los principales retos de las organizaciones modernas es la increíble cantidad de datos que recopilan que nadie sabe cómo gestionar y aprovechar. Aquí es donde entra una solución de inteligencia empresarial y por qué cada vez más compañías buscan los beneficios y ventajas de incorporar BI a su ERP.

“La relación entre ERP y BI puede ser, sin duda alguna, la tormenta perfecta, despertando una visibilidad y rendimiento mejorados”. – Aberdeen Group

¡Si se integra correctamente, tu ERP transforma tu negocio!

Dado que el volumen de datos en tu ERP crece con el tiempo (¡esto es bueno, significa que tu compañía también crece!), las tareas de producir ideas relevantes en las actividades y perspectivas futuras de la compañía también crecen. Es vital disponer de una solución de BI que pueda gestionar tal volumen de datos y escalarlos para que coincidan con el negocio en expansión.

Jon Oesch, vicepresidente de ventas en Jet Reports es un amante de los datos que ha dedicado su carrera a ofrecer soluciones a las compañías que usan Microsoft Dynamics para obtener la información que necesitan para el crecimiento financiero y para la optimización global. Está convencido de que las soluciones de ERP y BI pueden y deberían funcionar juntas, rápidamente, para una mejor toma de decisiones y mejor crecimiento empresarial. Relacionado con las “funcionalidades” principales de cada solución, Jon explica que las “soluciones de ERP son buenas para la ‘escritura’ de datos. Se han optimizado para internalizar los datos… Conservan los datos de forma ultraorganizada. Esto garantiza que el mismo tipo de información se capture de la misma forma, cada vez… Las soluciones de BI se han optimizado para gestionar estos datos y transformarlos en respuestas procesables para su negocio”.

Dar el siguiente paso

Ahora que ya sabemos cómo funciona Microsoft Dynamics NAV junto con soluciones de BI para ofrecer una ventaja competitiva a tu empresa, ¿qué es lo siguiente? El primer paso es asegurarse de que se evalúa y encuentra una solución analítica que sea compatible con tu Microsoft Dynamics NAV. El segundo paso es asegurarse de que la solución elegida satisface las necesidades empresariales. Esto puede incluir consideraciones de presupuesto y de adopción por parte del usuario.

Fuente Jet Reports

Con la solución de Jet Reports, puedes obtener tus estados financieros. Incluso puedes obtener los informes de inventario del almacén. Así que puede que te preguntes, “¿Qué tienen que ver estos “cubos” de BI con la historia?” Y, ¿por qué se les tiene que prestar atención?

Resulta que es muy importante.

¿Qué son los cubos de inteligencia empresarial?

La mayoría de nosotros usamos bases de datos en nuestras vidas diarias, seamos o no conscientes de ello: sistemas ERP, bases de datos SQL, sistemas de CRM e incluso archivos Excel que almacenan datos como una “base de datos”, por así decirlo. Estas bases de datos son maravillosas para recopilar y almacenar información, pero no siempre son excelentes para mostrar esos datos de una manera significativa cuando queremos analizar esta información en profundidad. ¿Por qué es así? Porque las bases de datos siempre están diseñadas para obtener datos insertados de la manera más eficiente, lo que con frecuencia crea dolores de cabeza cuando los usuarios tratan de recuperar datos interesantes.

Tablas desordenadas y complicadas

Estas bases de datos almacenan información en tablas, la mayoría de las veces en cientos o miles de tablas diferentes. Estas tablas se relacionan entre sí de formas a veces esotéricas (piense en una hoja de cálculo de Excel con 60 hojas de trabajo y referencias apuntando por todas partes). Cuando queremos informar sobre esos datos, por ejemplo, en un informe de ventas por vendedor, debemos entender las relaciones entre estas tablas y sus dependencias. Tomamos el nombre del vendedor de la tabla Vendedor, los artículos vendidos de la tabla Transacciones de ventas, la descripción del producto de la tabla Producto y así sucesivamente hasta que obtengamos un informe que tenga sentido.

Este proceso de construcción de informes a partir de varias tablas puede ser lento y tedioso, si no imposible, especialmente para el personal no técnico. La generación de informes en varias tablas también puede causar problemas de rendimiento, especialmente con grandes conjuntos de datos. Pero ahora tenemos los cubos. En resumen, los cubos son secciones de datos creados a partir de tablas en tu base de datos. Contienen cálculos y, a menudo, se agrupan alrededor de funciones empresariales específicas: un cubo para las ventas, uno para las compras, otro para el inventario, y así sucesivamente, con cada cubo que contiene métricas pertinentes y útiles para esa área particular del negocio.

Cubos de alto rendimiento

Los cubos son tremendamente ventajosos gracias a la forma en que están estructurados: el trabajo pesado ya se ha hecho mediante cálculos previos. Si deseas obtener respuestas de tus datos, en lugar de buscar varias tablas en la base de datos, tu solicitud irá directamente a los cubos. El informe que solía tardar 5 minutos en ejecutarse ahora solo necesita 5 segundos, y los usuarios finales ya no tienen que preocuparse por cómo deben unirse todas las tablas.

Cuando las organizaciones comienzan a recopilar datos en múltiples bases de datos, el tamaño de los conjuntos de datos tiende a crecer exponencialmente. La ejecución de una consulta estándar en grandes conjuntos de datos puede causar serios problemas de rendimiento que no sólo sacrifican la productividad, sino que puede llevar a que los usuarios abandonen los informes por completo. Cuando esto sucede, las ideas importantes se descartan porque los usuarios profesionales simplemente no tienen tiempo para que los datos se compilen. Lo fascinante de los cubos y cómo han sido diseñados es que si estás consultando las ventas de ayer o las ventas durante los últimos 5 años, necesitan el mismo tiempo para ejecutar estos dos informes, que es apenas algunos segundos en la mayoría casos. ¿Por qué? Debido a la potencia del cálculo previo de los valores.

Aumentar la adopción del usuario

¿Esperas implementar inteligencia empresarial para el departamento comercial o de compras? Los cubos están diseñados para permitir a los usuarios no técnicos elegir entre una serie de elem

entos previamente calculados para descubrir nuevas ideas y ajustar tácticas y decisiones, sobre la marcha. Es probable que estos equipos tengan dificultades para unir a varias tablas en un informe estándar, pero con los cubos de inteligencia empresarial, solo deben arrastrar y soltar las métricas y las dimensiones que les interesan en su propio dashboard. Los equipos de TI aprecian los entornos de los cubos porque los usuarios finales aprenden a crear sus propios informes, liberando al personal técnico para que, en definitiva, se ocupe de los temas técnicos.

La facilidad de uso es lo que consiguen los departamentos y empresas con la inteligencia empresarial. En muchos casos esta amplia adopción por parte de los usuarios comienza una revolución de datos dentro de una empresa a medida que más y más gerentes confían en estos sistemas para ayudarles a tomar decisiones basadas en hechos. Los cubos ayudan a los usuarios profesionales normales como nosotros a aprovechar todo el dinero que hemos gastado en la recopilación y el almacenamiento de datos.  Ahora podemos utilizar los datos para que nuestro negocio funcione de manera más eficiente y eficaz sin tener que reclutar o contratar recursos de alto valor como desarrolladores, especialistas, programadores y el departamento de TI. Esto está devolviendo el poder de la toma de decisiones a nuestras manos a un precio muy inferior al de los procesos largos, manuales y engorrosos, si tuviéramos acceso a todos los datos.

Como Mat Ealy, un cliente de Jet Enterprise, indicó recientemente: “Antes de la BI, todo era ‘Pienso que…’, ‘Siento que…’, ‘Creo que…, ahora es ‘Aquí están los datos para demostrar lo que realmente está pasando'”.

¿Quieres más información sobre la herramienta de reporting que se integra con Dynamics NAV?

Fuente: Jet Reports

Como ya habréis leído en otras entradas, el ERP Microsoft Dynamics NAV es un software que cubre las áreas principales de una empresa, pero su potencial va mucho más allá.

Igual que hemos hablado de las soluciones para el sector de la distribución o el sector textil, Dynamics NAV es un programa escalable que permite añadir soluciones extra, dependiendo las necesidades de la empresa.

Hoy os presentamos Jet Reports,  la solución de reporting integrable con Dynamics NAV.

Descubre algunos de los puntos fuertes de Jet Reports

• Te permite crear todo tipo de informes financieros directamente en Excel de una forma ágil y rápida, de manera totalmente autónoma.
• Trabaja con datos en tiempo real, importados directamente desde la base de datos de Microsoft Dynamics NAV.

• Genera informes financieros en un entorno familiar y flexible según tus necesidades y en el formato que desees.

• Emplea todas las capacidades de Excel, tales como formateo, gráficos y tablas dinámicas, segmentación de datos, para crear informes potentes, perspicaces y bien formateados.

• Fusiona datos de múltiples empresas en un mismo informe (multiempresa). Podrás acceder a tus Informes Financieros de manera instantánea desde la web (Jet Web Portal) a través de cualquier dispositivo móvil.

¿Y ahora? ¡Es el momento de exprimir todo el potencial de Dynamics NAV!