No queda nada para mayo de 2018… ¿Cumple tu empresa el RGPD que sustituye a la LOPD?

Uno de los cambios más importantes será que toda organización estará obligada a saber exactamente qué datos tiene, cuándo y cómo los ha recopilado, dónde se almacena, quién los maneja y con qué objetivo. La nueva ley, básicamente, garantizará una mayor seguridad y control a cualquier individuo sobre su información personal, de ahí el minucioso control que se tendrá de cualquier dato. Actualmente se mercadea con los datos personales tanto en Europa como en el resto del mundo. Esta nueva ley es europea pero el resto de los continentes deben cumplirla si trabajan con datos europeos. El incumplimiento del RGPD comportará elevadas multas.

Bien, vayamos paso por paso. En este post iremos explicando poco a poco la nueva normativa; en qué influirá, las consecuencias y algunos factores que las empresas deberemos tener controlados.

¿Qué es el Reglamento General de Protección de datos o RGPD?

El nuevo Reglamento General de la Protección de Datos se aprobó en mayo del 2016, así que bastantes puntos que se exigen en la nueva ley (que será aplicable en mayo del 2018) ya se han ido aplicando a lo largo de estos dos años. Como ya hemos comentado anteriormente, la propia empresa deberá analizar todos los datos que han obtenido, con qué finalidad los han recopilado y qué tipo de tratamiento les van a dar a éstos.

Un tratamiento de los datos diferente y más transparente

El tratamiento de los datos no queda aquí, la recopilación debe ser: justa, legítima y explícita. ¿Qué quiere decir? La empresa solo podrá recopilar información acorde con su actividad económica. Además, deberá pedir la conformidad de la persona de una forma clara, legal y transparente (evidentemente, de una forma entendible). El lenguaje que se utilizará para pedir el consentimiento será sencillo, conciso, estructurado, sin usar una jerga legal, de fácil acceso. Se debe evitar prácticas como pre-marcar las casillas del procedimiento de gestión del consentimiento.

Una vez tengamos recopilada la información de la forma correcta, la empresa deberá tener preparada una plataforma por si el ciudadano quiere tener acceso a la información que se tenga del mismo. Los datos sólo serán usados para un único propósito. Por otro lado, se contemplará su derecho de rectificación de la información que se posee e incluso el derecho al olvido. Los interesados pueden solicitar todos los datos que hacen referencia a ellos, sus localizaciones y su uso. Es decir, pueden pedir explicaciones de su tratamiento y la finalidad de tener la información guardada.

¿Sabias que tu empresa necesita un delegado?

Para velar por el uso correcto de los datos personales y su seguridad, la empresa que trabaja con ellos deberá seguir el principio de la responsabilidad (explicar de una forma clara y sencilla cómo se usará la información), nombrará a un Delegado de Protección de Datos (DPD) que se dedicará al seguimiento de los informes y gestionará las quejas. Otro paso importante que la empresa debe realizar una Evaluación de Impacto de Protección de Datos (DPIA), es decir, plantear un mapeado de los riesgos que puede sufrir la empresa y las medidas que se tomarán frente al problema.

Si en un momento dado la empresa sufre una fuga de datos tendrá 72 horas para avisar a la entidad supervisora. Las multas pueden llegar hasta los 20 millones o a pedir el 4% de la facturación anual global de la empresa. Las entidades que gestionan la protección de datos son: la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), la Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT) y la Agencia Vasca de Datos (AVPD). Dejando de lado las posibles fugas, las agencias también podrán actuar, revisar y pedir el DPIA o la base de datos (con los permisos requeridos) bajo la denuncia de cualquier persona o como una auditoria.

¿Qué debes hacer para adaptar tu empresa al nuevo RGPD?

Para cumplir con el nuevo reglamento, la autoridad de la protección de datos recomienda adoptar un modelo de información por capas. El modelo multinivel consiste en:

– Presentar toda la información básica en un primer nivel, de manera muy resumida y clara en el mismo momento y en el medio en el que se recojan los datos. Por ejemplo, información de primer nivel seria comentar en una llamada telefónica el responsable, el motivo por el que queremos los datos, la base jurídica, la fuente de los datos, previsión de ceder o no la información, etc.

– Presentación de información adicional en el segundo nivel. Esta información es mucho más extensa, se trata de una explicación mucho más detallada que incluso se puede adjuntar en otro tipo de formato como un correo electrónico o por correo postal.

Imagen extraída de la Guía para el cumplimiento del deber de informar

En las siguiente semanas iremos informando sobre cómo adaptar Dynamics NAV al nuevo marco legal para evitar posibles fugas de información y garantizar un mayor control de los datos almacenados en el sistema.

Ya estamos llegando al último día de este congreso y parece que volveremos con mucha información y con ganas de poner en práctica algunos consejos, continuar con las relaciones que hemos ganado aquí y con la idea de seguir los consejos de Microsoft.

En el tercer día de Microsoft Inspire, hemos vuelto a asistir a la Keynote, esta vez de la mano de Brad Smith. Para empezar, nos habló de un caso de éxito de Azure y poco a poco su discurso derivó a la importancia que tiene la seguridad de los datos hoy en día. Actualmente, las empresas, sobretodo las que trabajan con los datos de sus empresas y de sus clientes, han de tener en cuenta el factor de riesgo de un ataque cibernético. Siempre se ha de estar preparado, avanzarnos a los ataques tecnológicos y tener un equipo trabajando detrás. Pese a querer controlarlo o tener un departamento especializado en la seguridad, hay que ser consciente de que no se estará a salvo jamás. Podríamos decir que es una carrera que jamás terminará ya que siempre seguirán existiendo los ataques cibernéticos.

Brad Smith terminó su discurso hablando sobre la globalización, lo que esto supone mundialmente, y explicando que, al contrario de lo que se piensa, no hablaremos de que un país domine la globalización, serán muchos y esto comportará un cambio enorme.

Por otro lado, queremos destacar la intervención de Gravriella Schuster. Después de una reflexión sobre cómo gestionar una idea de negocio y llevarla a cabo, Schuster dio algunas pinceladas sobre cómo la tecnología está influyendo en las decisiones de compra de muchos clientes y la importancia de que empresas recurran a las nuevas tecnologías para cerrar la brecha entre los entornos digitales y físicos y ofrecer experiencias positivas y atractivas.

Además, nos dio las claves para prestar un buen servicio a los clientes, para lograr un funcionamiento correcto como Partner, resumidos en un ciclo de 4 puntos:

– Customer context: Entender al cliente para detectar qué necesita y cómo ayudarle.

–Technical skills: Tener un quipo con las habilidades técnicas suficientes, las herramientas, para poder solventar todas las necesidades del cliente.

-Business model scale: Evidentemente, es primordial que el negocio que presentemos, la solución sea escalable y personalizable para acabar de adecuarlo perfectamente al cliente.

– Space for innovation: Todo lo demás no funcionaría si nuestro equipo no tuviese un espacio, tiempo, para innovar y aceptar nuevos retos. Buscar la solución perfecta significa idear o innovar ciertos aspectos para que nuestro producto sea mejor.

Por último, nos habló de los 4 ejes fundamentales para abordar la transformación digital en cualquier negocio: modern workplace, Biz App, Data & AI y Apps & infraestructure.

Durante el resto de la jornada continuamos reuniéndonos con otros Partners, con nuestros contactos de Microsoft y descubriendo nuevos mercados. Por la noche, tuvimos el placer de asistir a la fiesta de cierre de Microsoft Inspire. ¡Estando organizado por Microsoft no tengáis ninguna duda sobre lo espectacular que fue! Sólo diremos: estadio de béisbol, comida y bebida, fuegos artificiales y country en directo.

Lo que está claro es que Microsoft busca un cambio y seguramente ocurra. El mundo está cambiando, la tecnología avanza a pasos agigantados y Microsoft va un paso por delante. Estar preparados a cualquier avance o cambio puede suponer una gran oportunidad.

La próxima jornada será muy diferente al resto de días. La sesión está organizada por Partners según sus nacionalidades. ¿Habrá alguna novedad más preparada? 

Ekamat asistió al eShow (Feria y Congreso profesional de eCommerce, Digital Marketing, Hosting & Cloud, Social Media, Mobile e Internet of Things) y podemos confirmar que no es tan descabellada la idea de una sociedad donde los robots ayudan a las personas. Tranquilos, Will Smith fue algo exagerado. Por lo que pudimos ver, la inteligencia artificial puede ayudar, y mucho, a las empresas. ¿Y los principales retos? Aprender a analizar todos los datos que se recopilan para ofrecer soluciones adecuadas a cada persona, dotar a la tecnología para que prediga comportamientos.

Os traemos un breve resumen de las charlas a las que pudimos asistir y que más nos llamaron la atención:

Actualmente, la compra online empieza a ganar terreno a las tiendas físicas. En una sociedad donde necesitamos que las cosas sean inmediatas, las tiendas online responden a este nuevo modo de compra y parece, según los expertos, que esto supondrá una actualización de lo que a día de hoy entendemos como tiendas. En la sociedad del futuro, los compradores buscarán la misma rapidez al de comprar que el que te proporciona una web. De hecho, una tienda física no será sólo un escaparate, sino que tendrá que ser un espectáculo, un espacio lúdico, cultural e inmersivo. Deberá generar  una experiencia para el usuario, ya que esta relación con el consumidor será lo que marque el futuro del retail.

En el 2017 empezamos a entender que, si en una tienda no está tu talla, mejor la buscas en su web. En el 2030, imaginamos que conseguir que un comprador se acerque a la tienda será mucho más complicado y, si lo consigues, mejor que tengas lo que está buscando. En la mesa de debate ¿Cómo planteamos la Tienda del Futuro? La opinión es unánime: la tienda física no será sólo un escaparate, sino que tendrá que ser un espectáculo, un espacio lúdico, cultural e inmersivo. Deberá generar  una experiencia para el usuario, ya que esta relación con el consumidor será lo que marque el futuro del retail. Por ello, la personalización (bien de productos o bien de la comunicación) serán primordiales.

La tienda del futuro deberá sorprender al consumidor, llamar su atención y superar las expectativas. Es todo un reto para los retailers, pero los ponentes aprovecharon para exponer algunas de las propuestas que mejor están funcionando ya: la forma de pago no existirá como hoy (las colas para pagar suponen uno de los principales problemas), tampoco los probadores serán como hoy. Allí mismo, presentaron una pantalla que detecta al cliente al entrar en la tienda y le ofrece productos según su estilo (el comprador podrá verse con diferentes looks sin tener que probárselos o saber que complementos le quedarían bien). Una experiencia en la que entran en juego los productos complementarios para conseguir ese total look que se muestre en la pantalla.

Como hemos comentado, el usuario y la experiencia que vive con la tienda/marca, serán el centro de las estrategias a seguir.

Por otro lado, no sólo imaginamos cómo será la futura tienda, también nos sorprendimos con los progresos que se están haciendo sobre la inteligencia artificial y cómo puede ayudar a la sociedad en su trabajo. Uno de los seminarios a los que acudimos, Soluciones tecnológicas en la era cognitiva, nos descubría como la herramienta de inteligencia artificial Watson (desarrollada por IBM) es capaz de analizar datos, predecir tendencias o incluso pronosticar enfermedades antes de que aparezcan los síntomas. Evidentemente, el ponente insistía en el hecho de que esta herramienta de IA cognitiva está pensada para ayudar a las personas, nunca para sustituirlas – entendemos que más de uno ha visto la película y para no entrar en pánico aclaró varias veces que jamás sustituirían a una persona normal-. Watson es capaz de analizar a tu audiencia, a tu público, y recomendarte cómo actuar. Además, también puede descubrir los productos que se van a vender más antes de analizar tendencias.

Por último, tuvimos la suerte de poder hacernos a la idea de cómo podría ser una reunión en el futuro. En realidad, no llegamos a ver lo que sería una reunión, nos quedamos en el café de antes. En la charla Artificial Intelligence and Search: New Future Technologies in Microsoft descubrimos las comodidades que nos aportarán los asistentes personales y los boots en este futuro tan inmediato. Pablo Laucirica explicaba una de las situaciones que se podrá vivir. Para empezar, y para poneros en situación, antes de una reunión se necesita un buen café. Pues bien, lo más cómodo y sencillo será mantener una charla entre los convocados a la reunión. En este grupo se hablará de hacer el café y para decidir dónde pedir el café se incluirá a Cortana (asistente personal) que informará al resto de las cafeterías más próximas. Una vez se sepan las opciones, desde la misma charla se podrá seleccionar dónde queremos el café y a través del boot de la cafetería, se podrá realizar el pedido (qué se va a pedir, si se recogerá o se llevará a domicilio y, por último, se podrá decidir quién paga). Lo más curioso, es que no será necesario poner cuentas ni hacer gestiones pesadas…Cortana tendrá tu información guardada y sólo con el hecho de aceptar pagar, las transacciones se harán solas. Evidentemente, no sólo se habló de cómo hacer un café, de aquí se derivó a todas las cosas que se podrán hacer de forma más sencilla gracias al uso de estas soluciones.

Y hasta aquí nuestra pequeña aportación del eShow, que esperamos os resulte interesante.

El futuro que nos mostraban las películas de ciencia ficción cada vez está más cerca. ¿Vas a adelantarte al nuevo paradigma? Te recomendamos que empieces por algo sencillo, que tengas a punto tu comercio para no fallar en nada y poder ayudar a tu cliente en todo.

En la sesión hicimos un breve resumen de todo el potencial del software textil que se integra con Microsoft Dynamics NAV, sin dejar de mencionar las funcionalidades específicas del ERP.

Os lo resumimos en los puntos más relevantes:

• Es una interfaz muy intuitiva y fácil de utilizar, dado que mantiene un aspecto muy similar a Outlook. 

• Las áreas de trabajo que se muestran cuando accedemos a Dynamics NAV son totalmente personalizables, permitiendo seleccionar los criterios que más interesan a los diferentes roles de usuarios.

• Cuenta con las áreas principales de una empresa (contabilidad, finanzas, RRHH, ventas, producción, etc.) que dotan al usuario de una gestión global del negocio. Como ejemplo, en el área de producción se puede encontrar un listado con todos los productos dados de alta en el sistema, así como las fichas técnicas, los clientes, el estado de las facturas, etc.

• La solución textil desarrollada por Ekamat y certificada por Microsoft cubre todas las peculiaridades del sector textil, agilizando los procesos más complicados.

• Permite la clasificación matricial de los productos, definiendo hasta tres parámetros (talla, color, etc.). De esta forma, podrás contar con una ficha de producto muy detalla, conociendo a tiempo real el stock de producto en todas las variantes.

• Realiza los pedidos a los clientes y clasifica la modalidad de pago de las facturas, así como la priorización de entrega.

• Consulta los precios y las ofertas vigentes.

• Crea grupos de producto para agilizar las órdenes de venta.

• Gestiona las diferentes ubicaciones desde una única aplicación.

• ¡Y mucho más!

Pero como es mejor verlo, en el siguiente link podrás visualizar la sesión completa.

Si quieres ampliar la información, no dudes en contactarnos.