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9 consejos útiles para implantar un ERP

De acuerdo. Finalmente decides que necesitas un ERP que mejore tus procesos de negocio. Pero con tantas soluciones en el mercado, ¿cómo saber qué software empresarial es el más adecuado para nuestro negocio? 

1. Establece un plan de implementación y soporte

Las instalaciones de software exitosas se basan en una buena evaluación y en un análisis detallado del problema. Un sistema ERP es capaz de abordar el problema que presenta nuestro negocio pero, para ello, debemos analizar en profundidad qué areas del negocio queremos mejorar y buscar un software lo más específico y medible posible.

2. Decide sobre el modelo de entrega

Las 3 opciones principales en cuanto al modelo de entrega son on-premise,  ERP en la nube o un mix de estos dos. Y te preguntarás ¿qué modelo es el mejor para mi negocio?

Las instalaciones on-premise y mixtas tradicionalmente siempre han sido más flexibles en cuanto a los paquetes a medida, pero también son algo más caros. Por otro lado, las soluciones de gestión empresarial alojadas en la nube (cloud) son herramientas más flexibles y que requieren una menor inversión inicial. Ahora bien, antes de decantarnos por un modelo basado en la nube debemos asegurarnos que nuestra información estará asegurada y protegida y que tenemos una buena conectividad a Internet.

3. Compara soluciones

En el mercado de los softwares de gestión empresarial o ERPs hay un sinfín de proveedores, pero cada ERP es diferente y, por eso, hay programas que no satisfarán la totalidad de los requisitos de tu organización. En este sentido, es importante priorizar y crear una matriz de funcionalidades que requiera el negocio y clasificar los diferentes programas de gestión de acuerdo a ello. Al hacerlo de forma correcta, el ERP escogido proporcionará el número máximo de funcionalidades requeridas y también el ROI esperado. Microsoft Dynamics 365 Business Central (más conocido como Navision), SAP, Sage, Oracle… Cada uno de estos programas de gestión varía en funcionalidad y precio, por lo que debes asegurarte de saber qué solución funcionará mejor en tu empresa (ver tabla comparativa de los principales ERPs del mercado).

4. Escoge cuidadosamente tus proveedores (partners)

Otra de las cosas que debes hacer es ponerte en contacto con alguno de los proveedores de ERP.  Asegúrate de que están certificados por el fabricante (Microsoft, SAP, Sage…) y pregunta a los partners o proveedores por más de una referencia de tu sector y tamaño de empresa.

5. No lo hagas solo

La mayoría de las organizaciones creen que confiar en un proveedor externo de ERP es decisivo en el éxito de la implantación del software.

El partner que elijas y con el que vayas a trabajar va a ser la decisión más importante de todo el proceso de implantación del software de gestión.

Asegúrate únicamente que si contratas a un Partner de soluciones tecnológicas éste sea capaz de entender tu negocio, necesidades y objetivos así como el sistema ERP que va a instalar. Recuerda que debe estar bien informado y trabajar estrechamente contigo durante todo el proceso de implementación del software.

6. Invierte en formación

Antes de lanzarte a la aventura con tu nuevo software empresarial es importante invertir en formación a los usuarios que vayan a utilizar la herramienta de trabajo. Sí, puede llevar tiempo  pero es primordial para que tu equipo pueda sacarle todo el potencial al ERP.

7. Focalízate en la información y la gestión del cambio

La mayoría de los retrasos actuales en la implantación del ERP son por la falta de foco en conseguir datos maestros y transacciones a tiempo o por falta de alineación entre los procesos actuales y el impacto en los usuarios finales.

8. Mide resultados

Definir métricas es esencial para saber si el programa de gestión empresarial implantado está cumpliendo los objetivos marcados. Por eso, debes realizar seguimientos periódico incluso después de un tiempo para detectar posibles mejoras.

9. Mantén tu software actualizado

Asegúrate de estar al día (actualizaciones periódicas, comunícate con tu proveedor, sigue sus indicaciones, etc.). De no hacerlo te puede salir caro, ya que será mucho más difícil migrar a nuevas versiones con el tiempo.

Si te decantas por implantar el ERP de Microsoft (Dynamics 365 Business Central, Nav, Navision) pero todavía no lo tienes claro, contacta con nosotros sin ningún compromiso y aclararemos todas las dudas que tengas sobre este software de negocios.

Fuente: www.cio.com

 

 

 

5 consejos para mejorar la salud financiera de tu negocio – Parte IV

Seguimos con nuestra lista de consejos para mejorar la salud financiera de tu empresa. ¿Te planteas si tener tus sistemas de información en la nube o en tus servidores? ¡Allá vamos con el cuarto consejo!

Cada vez más, en casa y en la oficina, estamos rodeados por la nube. Información, sistemas y herramientas accesibles a través de Internet se están convirtiendo en la norma. ¿Pero qué pasa con los sistemas que utilizas para gestionar tus procesos de negocio clave? ¿Cómo decides si ha llegado el momento de pasar tus sistemas al cloud? ¿Y tiene que ser todo o existen modelos híbridos?

Primero, hablemos de las ventajas de optar por implantaciones en la nube: principalmente se trata de beneficios de accesibilidad y de ahorro.

–          Puedes facilitar a los empleados adecuados el acceso al sistema financiero y a la información desde cualquier lugar. De este modo, los usuarios tendrán la información que necesitan para trabajar en todo momento y su productividad crecerá. Todo el mundo gana.

–          Cuando hablamos de costes, la nube te ayuda a ahorrar dinero en el presupuesto de sistemas informáticos o IT. Gastarás menos en mantenimiento de software y sistemas, así que puedes utilizar estos recursos para otras partidas. También podrás reducir la carga de trabajo de tu personal de IT y sacar más provecho de tu plantilla.

Sin embargo, no a todos los negocios les conviene más el cloud que una implantación en sus servidores (donde se han alojado tradicionalmente los ERP), ni tampoco hace falta migrar hacia la nube de golpe. Las soluciones de negocio como Microsoft Dynamics 365 Business Central (antes conocida como Navision) te dan varias opciones, para que elijas dónde implantar tu software según las necesidades de tu negocio:

– Puedes optar por un Partner de Microsoft para que gestione tu sistema de gestión financiero o lo instale en el cloud.

– Si lo prefieres, puedes alojar tu ERP en tus servidores, y si quieres que solamente una parte del sistema sea accesible vía Internet, a través del cliente web podrás conectarte a Business Central a través de tu navegador.

– También puedes configurar un cloud “privado” que da acceso al ERP a tu equipo, a través de una clave de seguridad personal que tú controlas.

¿No sabes que opción es mejor para ti? ¡No te preocupes! Nos dedicamos a aconsejar a las empresas en todo el proceso de implantación del ERP. Escríbenos y cuéntanos tu caso

Azure y las ventajas de trabajar con Microsoft Office 365

Hoy vamos más allá, nos planteamos cual es la mejor opción para alojar nuestro ERP. ¿Lo tienes claro? Lee las ventajas que te puede aportar cada opción y si quieres saber más, entra a ver el webinar que enlazamos al final. Esta semana traemos otro vídeo de nuestro Virtual Camp, esta vez de la mano de Darío y Oriol sobre Microsoft Azure y Microsoft Office 365. El webinar consta de dos partes; la primera tiene un aire más explicativa y la segunda es una demostración online de la solución.

Ante todo, es importante explicar la evolución de las infraestructuras informáticas para entender en qué punto estamos actualmente y cómo funciona.

Las infraestructuras informáticas son la base sobre la que se construye toda la informática corporativa. Por lo tanto, necesitamos que sean robustas, bien dimensionadas, seguras… esto nos asegura que en tu día a día el uso de las soluciones informáticas funcionen de la mejor forma.

Si echamos la vista atrás las empresas necesitaban para cada aplicación un servidor físico, bien dependiendo de las necesidades de cada negocio y de su tamaño se podían tener de uno a diez servidores físicos.

La revolución informática: virtualización de servidores

La revolución empezó con la creación de servidores virtuales dentro de una máquina física. Fue entonces cuando cambió la informática tal y como la conocemos. Actualmente no se necesita un servidor físico para cada funcionalidad. Esto implica una reducción de reduciendo costes económicos y energéticos, al mismo tiempo que se reduce la necesidad de espacio.

Es una realidad que muchas empresas solo cuentan con una infraestructura en el cloud, es la tendencia del futuro. Trabajar solo en la nube y pagar solo por el uso.

Si nos centramos en el entorno cloud nos encontramos, como dice Microsoft, con tres patas fundamentales.

Infraestructura como Servicio en Azure (IaaS)

¿Cuáles son las ventajas de la Infraestructuras como servicio? Para empezar si hablamos de Azure, la nube de Microsoft, ofrece pago por uso del servicio. Esto implica un ahorro de los costes considerable. Además, la infraestructura siempre estará disponible con un 0% de pérdida de datos y desde cualquier dispositivo.

Azure como Plataforma por Servicio (PaaS)

En este caso, junto a la infraestructura se añaden herramientas de desarrollo como Exchange o Sharepoint sin necesidad de hacer una gran inversión. Al principio se necesitaba tener servidores propios para estas soluciones, pero con esta opción no es necesario. De hecho, el pago es por uso o usuario. Así te olvides de más servidores y licencias.

Software como Servicio (SaaS) en la nube de Microsoft, Azure

Esta tercera pata cuenta con ventajas muy similares a las anteriores como la flexibilidad, el ahorro de costes, el acceso a Office 365 con todas sus aplicaciones desde cualquier lugar y dispositivo. En este caso, se añaden herramientas de colaboración como OneDrive, Skype o Sharepoint que facilitan el trabajo en equipo.

¿Qué es Microsoft Office 365?

Office 365 es la suite de productividad en la nube de Microsoft. Microsoft Office 365 es mucho más que Office. Además de la suite de productos ya conocida (Word, Excel, PowerPoint, etc.) incluye servicios empresariales como Skype, OneDrive, Exchange Online, entre otros. Las ventajas de contar con Office 365 es que el usuario siempre va a tener acceso a la última versión ya que las actualizaciones son automáticas.

A continuación, os dejamos el webinar donde se profundiza más en todas las ventajas que te aporta cada una de las opciones del cloud y una demo tanto de Azure como de Office 365. Por un lado, se explica la creación de una máquina virtual y por la otra, se explica la solución OneDrive. ¡Venga, haz clic!


Beneficios de la informática en la nube

Fuente: Microsoft 

Las empresas pueden optar por usar la nube para almacenar sus datos y ejecutar la lógica a un nivel totalmente personalizado y de acuerdo con sus requisitos empresariales. Las empresas existentes pueden elegir una migración gradual para ahorrar en costes de infraestructura y administración (o migración mediante lift-and-shift), mientras que una empresa nueva puede comenzar desde cero en la nube.

Es rentable

La informática en la nube proporciona un modelo de precios de pago por uso o basado en el consumo. Este modelo basado en el consumo aporta muchas ventajas, por ejemplo:

  • No hay costes iniciales de infraestructura.
  • No es necesario comprar ni administrar infraestructuras costosas que es posible que no se aprovechen del todo.
  • Se puede pagar para obtener recursos adicionales, y solo si se necesitan y en el momento en el que se necesiten.
  • Se puede dejar de pagar por los recursos que ya no se necesiten.

Esto también permite predecir mejor los costes. Como los precios de los recursos y servicios se proporcionan por separado, puedes predecir cuánto va a gastar durante un período de facturación determinado en función del uso que preveas. También puedes realizar el análisis basándote en el crecimiento futuro a partir de los datos de uso del historial de los que hace el seguimiento tu proveedor de servicios en la nube.

Es escalable, el cliente decide qué necesita

Puedes aumentar o disminuir los recursos y servicios que vas a usar en función de la demanda o la carga de trabajo siempre que quieras. La informática en la nube admite el escalado vertical y horizontal, según sus necesidades.

Escalado vertical, que es el proceso de agregar recursos para aumentar la potencia de un servidor existente. Un ejemplo de escalado vertical sería el hecho de agregar más CPU o más memoria.

Escalado horizontal, que es el proceso de agregar más servidores que funcionen conjuntamente como una unidad. Por ejemplo, tener más de un servidor para procesar solicitudes entrantes.

El escalado puede ser manual o automático según desencadenadores específicos, como el uso de la CPU o el número de solicitudes y recursos que se pueden asignar o desasignar en cuestión de minutos.

Es elástica

Cuando la carga de trabajo cambia debido a un aumento o una disminución de la demanda, un sistema de informática en la nube puede compensarlo mediante la incorporación o la retirada automática de recursos.

Por ejemplo, imagina que tu sitio web aparece en un artículo de noticias, lo que comporta un aumento del tráfico de la noche a la mañana. Como la nube es elástica, esta asigna automáticamente más recursos informáticos para controlar el incremento del tráfico. Cuando el tráfico comience a normalizarse, la nube desasignará automáticamente los recursos adicionales para minimizar el coste.

Otro ejemplo sería la ejecución de una aplicación que usan los empleados: puede hacer que la nube agregue recursos automáticamente durante las horas de máxima actividad, cuando más usuarios acceden a la aplicación, y que los quite al final del día.

Es actual

Al usar la nube, puede centrarse en lo que realmente importa: desarrollar e implementar aplicaciones. El uso de la nube permite eliminar las cargas de mantenimiento de las revisiones de software, el programa de instalación de hardware, las actualizaciones y otras tareas de administración de TI. Todo esto se realiza de forma automática para garantizar que use las herramientas más recientes y adecuadas para dirigir su negocio.

Además, el proveedor de nube se encarga del mantenimiento y la actualización del hardware del equipo. Por ejemplo, si se produce un error en un disco, el proveedor de servicios en la nube lo reemplazará. Si hay disponible una nueva actualización de hardware, no tiene que pasar por todo el proceso de sustitución del hardware. El proveedor de servicios en la nube garantizará que las actualizaciones de hardware estén a su disposición automáticamente.

Es una garantía frente la posibilidad de la pérdida de datos

Cuando se tiene un negocio, uno necesita asegurarse de que los datos siempre van a estar ahí. En Ekamat como proveedores de informática en la nube ofrecemos servicios de copia de seguridad, recuperación ante desastres y replicación de datos para garantizar que los datos estén siempre seguros. Además, a menudo se integra redundancia en la arquitectura de los servicios en la nube, de modo que, si se produce un error en un componente, otro componente de copia de seguridad ocupa su lugar. Esto se conoce como tolerancia a errores y garantiza que los clientes no se vean afectados cuando se produzca un desastre.

Es global

Existen centros de datos en distintas regiones del mundo, por ello es fácil encontrar un proveedor cerca de tu región. Esto lo que le permite es ofrecer el mejor tiempo de respuesta posible.

Es segura

Piensa en cómo proteger tu centro de datos. Por un lado, está la seguridad física, es decir, quién tienen acceso al edificio, quién puede manejar los bastidores de los servidores, etc. Por otro, está la seguridad digital, es decir, quién puede conectarse a los sistemas y a los datos a través de la red.

Hablemos sobre la seguridad digital. Quizá solo quieras que los usuarios autorizados puedan iniciar sesión en máquinas virtuales o sistemas de almacenamiento que se ejecutan en la nube. Los proveedores de servicios en la nube ofrecemos herramientas que ayudan a mitigar las amenazas de seguridad y a proteger tus recursos y datos.

“A ese grupito de atrás los voy a separar” Maestros por un día

En Ekamat estamos acostumbrados a ofrecer formación sobre el ERP Dynamics NAV y nuestras soluciones sectoriales a todos nuestros clientes, pero el pasado abril dimos un paso más y tuvimos el placer de colaborar con la Universitat de les Illes Balears (UIB ) en un proyecto enfocado a la mejora de la formación de los estudiantes del Grado en Turismo en los aspectos relacionados con las Nuevas Tecnologías aplicadas al Turismo, gracias a la posibilidad que nos ofreció la asociación Turistec, de la que somos miembros.

De esta forma, nuestro consultor senior Daniel  Sancho se puso en la piel de profesor para dar a conocer lo que un ERP puede hacer para mejorar la gestión de un negocio del sector de la hostelería, siempre potenciado con el análisis de Power BI.

Durante las dos jornadas en las que impartió clase, Daniel aprovechó para presentar de forma general qué es un ERP y qué beneficios aporta una solución como Dynamics NAV, ya conocida por el profesor titular de la asignatura Carles Mulet que demostró interés en centrarnos en esta solución.

En la primera sesión los alumnos pudieron ver la última versión de Dynamics NAV y la nueva solución de Business Central. De una forma rápida, se mostraron todas las áreas que se pueden gestionar desde el software, pero haciendo hincapié en el área de contabilidad, ya que las sesiones se realizaban como extra de la asignatura de contabilidad. Desde consultar el plan de cuentas hasta crear diarios contables, pasando por la extracción de ficheros para presentar modelos de IVA.
Por otro lado, el segundo día se dedicó la sesión a descubrir Power BI. Se hizo una breve introducción sobre qué es la inteligencia empresarial y cómo el uso de una herramienta como business intelligence puede hacer mucho más fácil la toma de decisiones o analizar fácilmente los KPI’s previamente identificados.

Pero no todo fue teoría. Para que pudiesen entender mejor todos los conceptos, el segundo día se hizo el laboratorio con Power BI y se creó un proyecto conjunto. Parece que Power BI suscitó mayot interés que Dynamics NAV porque fue más fácil experimentar. También se ha facilitado un entorno de demo de cliente web en Dynamiccs NA, para que los alumnos puedan trastear todas las posibilidades.

Así pues, como resumen, la experiencia ha sido muy positiva para ambas partes, para nosotros ha sido especial poder explicar nuestro mundo a alumnos interesados por las nuevas tecnologías y cómo puede cambiar el día a día en el sector.

Microsoft presenta Azure IP Advantage

Los negocios han comprendido que apostar por la nube les puede ayudar a innovar, comercializar nuevos productos y a ganar cuota de mercado. Pero también existen inconvenientes, entre los que destacan las   infracciones de derechos de propiedad intelectual (IP) en la nube.

Para solucionar este problema, Microsoft ha presentado Azure IP Advantatge con el objetivo de proteger a los negocio del riesgo de pleitos por infracción de propiedad intelectual en la nube. El programa Azure IP Advantage dota a los clientes de Azure de una protección líder en la industria, ofreciendo los siguientes beneficios:

  • Protección frente a demandas por infracción de propiedad intelectual. 
  • Microsoft pondrá a  disposición de los clientes de Azure 10.000 patentes que les permitan defenderse mejor frente a pleitos por infracción de patente referentes a los servicios que estos clientes ejecuten en Azure.
  • Licencia de patente para que, si en el futuro Microsoft transfiriese una patente a una entidad no practicante (aquellas empresas dedicadas a ejercer exclusivamente derechos sobre patentes), esta entidad nunca podría usarla frente a los clientes que hayan contratado Azure.

Con estas acciones, Microsoft pretende hacer frente al problema cada vez más incipiente en de la apropiación de propiedad industrial o intelectual en la nube.

Toyota, Mattel e Itron ya han valorado positivamente Azure IP Advantage y sus beneficios para desarrollar proyectos contando con la tranquilidad de saber que se encuentran seguros gracias al programa.

Pero esto no es todo, incluso Microsoft Dynamics NAV se puede implantar en la nube, minimizando costes de implantación y garantizando una total seguridad.

Fuente: Microsoft