Ventajas del software de digitalización de documentos Document Capture

software de digitalización de documentos

¿Imaginas disponer de un programa capaz de archivar todos tus documentos de forma digital? ¿Y si además es capaz de escanearlos y procesarlos automáticamente por un software de gestión empresarial? ¡Deja de imaginar! Existe y se llama Document Capture. el software de digitalización de documentos que tu empresa necesita.

Se trata de una solución completa e integrada con el ERP Dynamics 365 Business Central diseñada para escanear, extraer datos, registrar y archivar todos los documentos pertenecientes a tu empresa. De esta forma se evitanprocesos realmente aburridos y tediosos que acaban haciendo que la tarea sea más larga de lo normal y ralentizando el ritmo de trabajo de la empresa.

 

Mejora los procesos de tu negocio a golpe de clic, digitaliza y agiliza con tu ERP

Una solución que digitalice los documentos para Dynamics tiene el único objetivo de optimizar algunos procesos como archivar la documentación digital y automatizar la entrada de datos en la empresa.

La cantidad de facturas que un negocio recibe y el tiempo que los trabajadores y trabajadoras dedican a introducirlas en el sistema es uno de los procesos más lentos y tediosos que tiene cualquier negocio. Ahora, con Document Capture podrás reducir esos tiempos y hacer que tus empleados dediquen ese tiempo a otras tareas como vender más, producir más o llegar antes a otros sitios. Ahorra tiempo y dinero.

 

Seguimiento, validación y lanzamiento de facturas con Document Capture

grosso modo, añadiendo esta solución a Dynamics 365 Business Central se podrán leer automáticamente los datos del documento escaneado y se podrán introducir estos en los campos correspondientes de forma automática también gracias a la tecnología OCR. Además, podrás visionar las facturas pendientes de aprobar, tendrás el archivo digital, la relación con los pedidos de compra e incluso te permite adjuntar a la factura cualquier documento digital …  Así consigues un rápido acceso (en cualquier momento y lugar, de forma completa) a cualquier archivo.

Una de las grandes ventajas de usar Document Capture es poder hacer seguimiento de las facturas, desde su estado, quien es el que debe aprobarla, añadir comentarios si se necesita e incluso, la solución permite enviar un email a la persona propietaria para esta validación para que lo haga desde el mismo portal de Continia, sin necesidad de entrar en Dynamics 365 o en la solución.

Una vez aprobadas se puede tener acceso a la lista de facturas y su estado y, aquellas que ya estén validadas, se podrán lanzar.

 

Documentación digital con validez legal (certificación por la AEAT)

A parte de las facturas, también se pueden registrar confirmación de pedidos, certificados y contratos. Y ya que hablamos de certificados, Document Capture cuenta con la certificación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, es por este motivo que puedes eliminar todo el papel ya que los documentos digitales tienen validez legal frente a cualquier auditoría.

Algunas de sus características y ventajas más notables son:

  • Entrada de datos automatizada: los documentos en PDF son leídos y procesados de forma automática por Dynamics NAV.
  • Archivo digital: el almacenamiento digital permite acceder a los documentos en segundos, sin necesidad de archivarlos de forma física.
  • Plantillas inteligentes: cuando se establece una plantilla para una factura de un proveedor Document Capture es capaz de reconocer el diseño las próximas veces.

¿Quieres saber cómo funciona? Te dejamos una Demo sobre Document Capture:

Document Capture

Otras noticias que te pueden interesar

¡Ciao Navision! ¡Bienvenido Dynamics 365 Business Central!
Como ya hemos ido explicando durante los últimos blogs, Dynamics 365 Business Central ha llegado para quedarse. Microsoft ha lanzado
¿Aún no sabes qué es Dynamics Business Central?
Las áreas de tu negocio crecen a la par que tu empresa y no es tan sencillo tener una visión