Ekamat optimiza la gestión de IQS con Microsoft Dynamics NAV

Ekamat ha implantado un sistema de gestión integrado basado en el ERP Microsoft Dynamics NAV en el centro universitario IQS, perteneciente a la Universitat Ramon Lull, de la cual fue miembro fundador en 1990.

 

Antecendentes

Con más de cien años de historia, el IQS es un centro universitario de referencia tanto a nivel docente como investigador que  utilizaba distintas aplicaciones que no contemplaban algunos de los servicios que ofrecía, por lo que la información estaba disgregada y no estandarizada. Además, las aplicaciones no les ofrecían un control económico-financiero ágil de las actividades gestionadas.

El IQS ofrece un amplio abanico de actividades y servicios derivados de sus dos actividades principales: la docente e investigadora y la de transferencia de tecnología. Algunos de estos servicios y actividades no estaban contemplados en ninguna de las aplicaciones utilizadas por la institución (que utilizaba Sigma para la actividad docente y LIMS para el control del laboratorio), por lo que en ocasiones la información era dispersa.

 

Reto de mejora

El reto que perseguía el IQS, pues, era incorporar en la misma aplicación toda la información de carácter económico-financiero, intentando abandonar todos los sistemas paralelos de control, para obtener una visión global de todas las actividades que gestiona la institución y tener la información unificada. Otro objetivo importante era la integración de manera eficaz con la herramienta de gestión académica SIGMA.

En definitiva, su voluntad era integrar en la misma aplicación la gestión financiera, de compras y almacén y la gestión del laboratorio, para disponer de una información fiable, disponible en todo momento y homogénea.

 

La solución de Ekamat

Para solventar los problemas de dispersión de información y poder tener un control económico-financiero ágil de las actividades del IQS, Ekamat implantó un sistema de gestión integrado utilizando como base el software de gestión empresarial Microsoft Dynamics NAV y como accesorios el resto de aplicaciones que ya utilizaba la organización. De este modo, se ha conseguido que toda la información esté centralizada en una misma aplicación, conectada con Sigma y LIMS.

La subdirectora de Administración, Sònia Amorós, explica que “gracias a la implantación llevada a cabo por Ekamat hemos conseguido tener información de calidad en tiempo real, ya que antes se disponía de información muy detallada con dificultades cuando se quería obtener de manera agregada”.

Gestión financiera y académica

En el plano de la gestión financiera, la solución más significativa implantada por Ekamat fue el cambio de una contabilidad analítica plana a una dimensional, permitiendo realizar un segmento analítico a cualquier nivel. Paralelamente, se tuvo en cuenta que todos los procesos contables que se estaban llevando a cabo hasta el momento se podrían seguir realizando sin ningún problema.

En lo que se refiere al control presupuestario, se consiguió tener un control consolidado de varias compañías en tiempo real, se asignaron los usuarios a centros de coste (ofreciendo el acceso a toda la información contable y presupuestaria de ese centro de coste) y se posibilitó la exportación de la información mediante plantillas de Excel.

En la área académica,  se implementó un traspaso de la información contable conectando Microsoft Dynamics NAV y Sigma y se establecieron parámetros de comunicación para garantizar que la contabilidad analítica podría ser explotada y analizada desde un punto de vista global e individualizado.

Actualmente se está trabajando para que el departamento que ofrece cursos, másteres, etc. pueda actuar como una unidad de facturación independiente.

Beneficios

El beneficio principal que ha ganado el IQS con la implantación del ERP Microsoft Dynamics NAV ha sido el disponer de toda la información de la organización estandarizada y centralizada en una única aplicación.

Esto le permite tener un control total sobre todo lo que pasa en la organización y evitar errores por falta de información o por duplicación de la misma.

Otro aspecto que ha beneficiado significativamente al IQS es la eliminación de tareas repetitivas que anteriormente se llevaban a cabo manualmente. Gracias a ello, existe una optimización del tiempo asignado a las tareas, se evitan las imprecisiones y, en definitiva, se aumenta la productividad de los empleados.

Un valor añadido de la solución destacado por los trabajadores de IQS es el hecho de que la información de Microsoft Dynamics NAV se puede exportar a plantillas de Microsoft Office Excel con las que están plenamente familiarizados, cosa que les facilita el trabajo.

La implantación de una solución para que los alumnos del IQS puedan solicitar material vía web ha comportado numerosas ventajas, entre las que destacan:

– Poder preparar los pedidos internos al departamento de almacén con anterioridad a la presencia del solicitante.

– Ofrecer a los alumnos el detalle de consumos realizados, material que debería estar en su poder, etc.

– Realizar la baja del material en el momento en el que se realiza.

– Un importante ahorro de papel y costes de impresión.

Por último, el etiquetaje de todo el material de almacén mediante código de barras ha significado un aumento de la rapidez del servicio y una garantía de que el rebaje en stock se hace por el producto correcto.

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