Licencias Business Central: on-premise vs SaaS

¿Qué diferencias hay entre las licencias Business Central on-premise y SaaS?

Más allá de los tipos de licencias de Business Central según los usuarios (asociadas a las funcionalidades) otra de las decisiones principales a la hora de abordar una implantación del ERP Business Central es decidir si quieres comprar o alquilar las licencias. Esto afectará tanto a la inversión inicial como a los costes asociados al despliegue del proyecto, pero también puede ser condicionante para ampliar las posibilidades de Business Central y las actualizaciones futuras.

Si escoges la opción de compra, hablaremos de licencias on-premise o perpetual (pudiendo alojar el ERP tanto en un servidor local como en la nube). Si apuestas por la versión de alquiler de licencias, hablaremos de Business Central SaaS. En este post, no entraremos en detalle sobre dónde implantar Business Central, sino que abordaremos las modalidades de adquisición de la licencia.

Pero, ¿existen diferencias entre las dos modalidades de adquisición de licencias? Para intentar despejar las dudas entre las opciones de adquisición de las licencias, hemos preparado la siguiente tabla, en la que analizamos ambas opciones atendiendo a unas variables clave.

Business Central On-Premise vs SaaS

 

Business Central On-premise (compra)

Business Central SaaS -cloud- (alquiler)

Entorno | Alojamiento
Puedes escoger entre un servidor local o hosting en la nube de Azure. Se necesita, por tanto, una inversión en hardware o hosting.
Cloud (SaaS) gestionado por Microsoft, con lo que no existe una inversión en hardware. El usuario puede acceder a una consola de gestión (Admin Console) para crear copias y copias de seguridad del entorno (sandbox de desarrollo y producción).
Conexión| Internet
Si el ERP está en el servidor local no existe dependencia de Internet. La conexión se realiza de forma rápida.
Al estar en la nube, se necesita un mínimo de ancho de banda para poder trabajar a un ritmo productivo eficiente. Si falla Internet, falla el ERP.
Actualizaciones
Sin actualización automática, aunque es posible programarlas. Actualmente, Microsoft lanza dos actualizaciones importantes al año y novedades cada mes.
Las actualizaciones son totalmente automáticas, con lo que el ERP en modelo SaaS siempre está actualizado.
Acceso
Cliente web, aplicación universal y cliente de Outlook (el cliente Windows desaparece a partir del 2019)
Cliente web, aplicación universal y cliente de Outlook
Licencias
Usuarios nominales con diferentes funcionalidades (Essentials, Premium, Team Members y Device)
Usuarios nominales con diferentes funcionalidades (Essentials, Premium, Team Members y Device)
Nube Inteligente
Con las licencias es posible conectarse a la nube a través de Business Central, se puede ver la misma información desde la nube y en local.
Accede fácilmente al ERP con la nube Azure de Microsoft. La solución cloud es totalmente operativa y podrás utilizar el usuario web desde cualquier dispositivo.
Escalabilidad y ampliabilidad
Permite añadir usuarios o expandir el sistema según las necesidades que surjan. Es posible realizar personalizaciones y adaptaciones, además de incorporar otras soluciones y add-ons. Se requiere de la intervención de un técnico. Si se utilizan menos licencias que las adquiridas, no hay ningún tipo de abono.
Es posible incorporar los usuarios necesarios según las necesidades. Se puede acceder a un repertorio de aplicaciones (AppSource) para descargar nuevas funcionalidades de una forma sencilla a través de las extensiones.
Costes
Más costoso que la opción SaaS, ya que requiere una inversión en hardware o hosting, se tienen que hacer copias de seguridad y las personalizaciones son más complejas. Y la inversión inicial asociada a licencias es más alta.
Se paga una cuota mensual determinada por el tipo de usuario y el número de usuario, además de las extensiones incorporadas. Se realizan copias de seguridad de forma automática sin incurrir en costes asociados al mantenimiento y servicios.
Integración con soluciones Microsoft
Algunas integraciones son nativas y para otras soluciones existen conectores (configurados por el usuario, Proxy, Endpoints, etc.) para conectarse a otras aplicaciones y servicios web. Necesita activar SSL para establecer una conexión segura.
Integración nativa con el resto de productos de Microsoft y Power Platform, trabajando con una base de datos única (Microsoft Dataverse).
Desarrollo
Secure by Design (SSL nativo). Muchos conectores están listos para usar en Cloud y están integrados de forma nativa con el ERP.
Sólo código Microsoft AL y VS. No se necesita disponer de una licencia de desarrollo para poder desarrollar código.

La decisión de optar por la compra o la adquisición de las licencias vendrá dada, en parte, por la cultura organizativa y las preferencias de pago o inversión de cada negocio, siempre que no existan factores limitantes como problemas de conexión con internet, por ejemplo.

Cualquiera de las opciones de adquisición dan acceso a las funcionalidades estándar del ERP, pero la opción de compra de licencias, que ha sido la opción tradicional, poco a poco da dando paso a la modalidad de alquiler, mucho más flexible y fácil de amortizar.

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