ERP en el sector servicios: funciones y aplicaciones útiles

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Las empresas del sector de servicios, o tercer sector, son las encargadas de proveer de un servicio profesional a un cliente final.

Por ello, dentro de este conglomerado, podemos encontrar empresas con actividades muy diferentes, pero en las que el cliente es el centro de la actividad. 

Por ello, el objetivo principal de una empresa de servicios es poder ofrecer una atención al cliente lo más personalizada posible, llevando un control de las actividades y servicios ofrecidos.

Tanto servicios profesionales como gestorías, despachos, centros educativos, pero también centros universitarios, empresas de publicidad, ingenierías o empresas que trabajan por proyectos (instaladoras, mantenimiento, reparaciones, etc.) giran en torno a las necesidades del cliente.

Aunque, a priori, puedan parecer muy diferentes, un ERP para empresas de servicios debe poder dar respuesta a todas las necesidades comunes.

En la mayoría de las ocasiones, el ERP Business Central estándar puede cubrir todos los procesos, pero, además, es posible incorporar módulos avanzados para el control de los proyectos, el personal o el servicio de atención al cliente.

Un ERP para empresas de servicios tiene como objetivo automatizar y agilizar los procesos principales en los que intervienen presupuestos, asignación de personal, control de costes y horas, gestión de contratos y la facturación de los servicios ofrecidos al cliente.

Funcionalidades principales de un ERP en el sector servicios

Algunas de las principales funciones que debes saber de un ERP en el sector servicios son:

Gestión de clientes y oportunidades

Desde el módulo de CRM disponible en Business Central, es posible llevar el seguimiento de la gestión comercial, gestionar las relaciones con los clientes y las oportunidades. El equipo comercial podrá generar ofertas y enviar presupuestos personalizados a cada uno de los clientes, además de realizar el seguimiento pertinente.

Pero, además, también es posible segmentar a los clientes para planificar comunicaciones y acciones de marketing. 

¿El resultado? Unificar toda la información relativa a la cartera de clientes en una única herramienta, obteniendo toda la información detallada de todas las actividades y propuestas.

Control de proyectos

Muchas de las empresas de servicios trabajan por proyectos. En este punto, es muy importante controlar todos los recursos y horas destinadas a un proyecto, para evitar desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado. 

Con Dynamics 365 Business Central y el módulo avanzado para la gestión el proyecto, los mánagers pueden acceder a la planificación, consultar el tiempo trabajado y controlar las horas disponibles. Además, permite hacer los ajustes necesarios para cumplir con las fechas definidas con el cliente y las alteraciones que puedan surgir durante el proyecto. 

Con los Diagramas de Gantt en los programas de gestión de proyecto, los mánager podrán controlar el tiempo, los recursos (personas) y el material necesario para llevar a cabo las distintas fases del proyecto.

Facturación y contabilidad

Gestionar de forma eficaz todos los presupuestos y facturas a clientes y proveedores es posible con Business Central. 

Los usuarios podrán acceder a todos los detalles sobre los pagos y cobros, controlar las facturas pendientes de recibir y visualizar las deudas, obtener una previsión de pagos, controlar el flujo de caja, registrar automáticamente las amortizaciones y cuotas, etc. Y, además, podrán analizar y controlar el margen de beneficios para cada servicio y proyecto. 

Gestionar de forma eficaz todos los presupuesto y facturas a clientes y proveedores es posible con Business Central. 

SAT (Servicio de atención al cliente)

La atención al cliente es clave para mantener la satisfacción de este y conseguir fidelizarlo. Responder rápidamente a sus necesidades e incidencias hará que el cliente perciba a la empresa de forma positiva. 

Para empresas instaladoras, por ejemplo, el módulo de SAT de Business Central permite programar llamadas de servicio, establecer pedidos de servicio de instalación y realizar un seguimiento de piezas y suministros de reparación.

Agilidad para la gestión de flujos de trabajo

En las empresas de servicios, es muy común que existan tareas que vinculen a varios usuarios de diferentes roles. Por ello, automatizar algunos flujos de trabajo supone una mayor agilidad en la operativa diaria. 

Configurar y utilizar los flujos de trabajo que vinculan tareas que realizan los distintos usuarios o el sistema para que se ejecuten automáticamente implica una optimización de los tiempos. Un ejemplo sería enviar aprobaciones al responsable siempre que se genera una nueva incidencia en los trabajos planificados. 

Gestión de compras y ventas

Un software para empresas de servicios debe permitir tener un control de las compras y ventas de recursos para cada uno de los proyectos. 

El control de inventario y las previsiones de demanda son también funcionalidades imprescindibles para muchos negocios de tercer sector. 

Ventajas de un ERP en el sector servicios

Con las necesidades funcionales cubiertas gracias a un ERP en el sector servicios, las ventajas más destacadas son las siguientes:

  1. Optimización de tareas, recursos, tiempos y personal para ajustarse a los presupuestos predefinidos. Al llevar un control total de las fases y estados de los proyectos y tareas, es mucho más sencillo avanzarse a posibles desviaciones.
  2. Control de costes y presupuestos. Es posible llevar un control de costes de cada servicio y proyecto.
  3. Mejora del servicio al cliente. La orientación al cliente es el motor para las empresas de servicios. Gracias a la implementación de un ERP como Business Central, no solo podrás llevar un registro de la actividad y asistencia de cada cliente, sino que puedes plantear y lanzar campañas específicas para fidelizar a los contactos.   
  4. Unificación de herramientas. Al trabajar con un único sistema accesible para los diferentes roles, te aseguras de que todo el equipo acceda a la información actualizada y evitar la duplicidad de las tareas. 

Si tienes alguna duda sobre el funcionamiento del ERP o quieres más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte a mejorar la gestión a nivel interno y externo de tu negocio.

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