5 funcionalidades imprescindibles de un ERP para distribuidor de bebidas y alimentos

erp para distribución de alimentos y bebidas

Actualmente existe una reinvención continua del canal de distribución de alimentos y bebidas, en gran parte debida a la situación que se ha vivido por la COVID19 y los efectos en el canal HORECA (hoteles, restaurantes y cafeterías).

Las nuevas soluciones tecnológicas colaboran con los distribuidores de alimentos y bebidas y el canal HORECA (hoteles, restaurantes y cafeterías),mejorando la gestión operativa, aumentando la satisfacción de sus clientes y logrando una mayor rentabilidad empresarial. 

Todas estas circunstancias de entorno comercial y de la cadena de suministro actual requiere de una planificación 360º (una foto completa de la situación del proveedor, del producto y del cliente) y una comunicación transparente y directa entre los distintos actores de la cadena HORECA. (Fabricante-Distribuidor-Horeca-Cliente final)

En línea de las necesidades de este sector, el distribuidor mayorista debe trabajar con un software ERP específico para la distribución de alimentos y bebidas que le permita cubrir todas las fases del proceso, desde la recepción de mercaderías hasta su distribución a cliente final.

Pero, ¿Cuáles son las funcionalidades imprescindibles de un buen sistema ERP para distribución de alimentos o un ERP para distribución de bebidas?

Gestión de stock desde el ERP específico para la distribución de alimentos y bebidas

La distribución mayorista y del canal HORECA tiene en la logística y el stock uno de sus puntos clave. El equilibrio consiste en tener el producto disponible para que no se produzca rotura de stock, pero sin tener un exceso de la cantidad que se prevea vender que acabe ocupando espacio, recursos y dinero en almacenamiento. Encontrar este equilibrio puede resultar difícil, teniendo que controlar a su vez las fechas de demanda, para evitar un sobre stock, o una falta de este. Por ello, tener la capacidad de trabajar con datos a tiempo real y poder hacer un análisis para predecir problemas de stock es uno de los pain points más comunes en un distribuidor de bebidas y alimentos.

Para poder cumplir con las expectativas de los clientes, resulta imprescindible que, en el momento de la preventa, el comercial tenga información real del stock disponible, para poder ofrecer productos sustitutivos si hay falta de existencias, por ejemplo.

Business Central con Ekadis, el ERP vertical para distribución de alimentos y bebidas, ofrece toda la capacidad de consulta y análisis de la disponibilidad y demanda de producto, para asegurar la cadena de suministro y poder cumplir con las  fechas de entrega estipuladas.

Trazabilidad total gracias al software de gestión

La trazabilidad es otro de los aspectos más importantes en las empresas de distribución, especialmente al por mayor. Gracias a ella se puede identificar desde el inicio hasta el final del proceso de suministro un producto, saber en qué punto se encuentra y saber de antemano el camino que le queda por recorrer. 

Contar con una herramienta como un software específico para distribución de alimentos y bebidas que les permita hacer este seguimiento, ayudará a cumplir con este aspecto clave para el sector mayorista.

Pero a su vez debe ser lo suficientemente flexible, para no asfixiar en una operativa interminable de logística al distribuidor, ya que para una tipología de productos no es obligatorio continuar la traza hasta el cliente. 

Business Central con el vertical para distribución Ekadis, asegura un control eficiente y flexible de la trazabilidad del producto, gracias a su vertical de SGA, completamente orientado a un sector que mueve un gran volumen de referencias diariamente.

Integración del ERP con soluciones externa

Este proceso de transformación digital que está viviendo el canal HORECA y el sector de distribución de alimentos y bebidas, que demanda información en tiempo real y estar conectado, obliga al distribuidor a disponer de sistemas que ofrezcan canales de integración con herramientas online.

Aunque el cliente final del sector HORECA se encuentra al final de la cadena de suministro, es quien marca las pautas y tendencias de la innovación tecnológica, lo que obliga al distribuidor mayorista a disponer de soluciones que puedan crecer transversalmente, sin importar la tecnología o el canal.

Disponer de un producto como Business central con Ekadis, que asegura la continua evolución de la herramienta, permite disponer de las herramientas necesarias de integración con soluciones de conectividad que garanticen la comunicación bidireccional con clientes y proveedores.

Gestión de retornables desde el software de gestión para distribuidoras de alimentos y bebidas

En el sector de distribución al canal HORECA, existe una tipología de producto que demanda una mayor gestión en el ERP. Estos productos son los que se comercializan con envases retornables. En algunos casos el envase del producto tiene un coste mayor que el producto comercializable en sí mismo. Es por ello por lo que el distribuidor necesita disponer de un control detallado del stock de los envases en el cliente y el inventario total de los mismos, ya que ha de generar devoluciones al fabricante para su posterior abono.

El gran número de ventas en el día de productos con envases, la agrupación de estos en el vehículo de reparto cuando se hace la entrega y recogida en el cliente, hace que la gestión por cliente sea complicada. A su vez, las diferencias en positivo o negativo a la hora de recoger el producto en el cliente, ya sea por falta de envases, o por entrega de un número mayor, complica la operativa del equipo de reparto. 

Para aportar una solución a este problema, hemos desarrollado la aplicación Ekadeal para la red de reparto, integrada con Business Central y Ekadis. La aplicación permite gestionar correctamente la situación de los envases en cada entrega y su descarga final en el almacén del distribuidor. Permitiendo corregir de manera fácil y ágil las diferencias en cada cliente, ofreciendo así una seguridad en el inventario y el saldo por cliente.

Medir la calidad y rentabilidad por medio de KPI’s

Nos encontramos muy lejos de aquel modelo de distribución del canal HORECA y mayoristas, donde lo más importante era el volumen de ventas y de clientes finales. La alta competencia del sector, el gran volumen de tipos, marcas y referencias de productos obliga a analizar cada vez más qué se vende, cómo se vende y cuánto se vende.

El distribuidor está obligado a analizar cada vez más la rentabilidad de las ventas, por un gran número de KPIs, que en cada caso son completamente personales. Los cuadros de mandos que permitan al distribuidor conocer las tendencias, el detalle o las desviaciones del mercado, son cada vez más necesarios para poder realizar una correcta toma de decisiones que buscan mejorar la productividad, o rentabilidad del negocio.

Pero la manera de entender la situación del negocio difiere mucho de un distribuidor de HORECA o un mayorista, de un distribuidor de alimentación, o un distribuidor de bebidas, de un distribuidor de una marca principal o un distribuidor multimarca, … por lo que los cuadros de mandos no pueden ser un diseño estanco, sino una herramienta abierta y en continua evolución.

Para ello, hemos desarrollado un cuadro de mandos de Power BI específico para distribución que se integra de forma nativa con Business Central y Ekadis Gracias a Power BI, los distribuidores de bebidas y alimentos pueden explotar los datos de una manera eficiente, gráfica y dinámica. Este análisis se traduce en una detallada valoración del negocio y una eficiente toma de decisiones.

Si todavía tienes dudas sobre el software para tu empresa de alimentos que debes utilizar, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En Ekamat contamos con las últimas tecnologías en software de distribución. 

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