Cómo optimizar la gestión financiera de tu empresa con un ERP

El objetivo principal de un ERP es optimizar los procesos empresariales y automatizar algunas de las tareas, para así agilizar la operativa diaria de los empleados.

Pero, dentro de las funcionalidades de un ERP, existen diferentes módulos orientados a perfiles profesionales concretos, como el departamento financiero, producción, proyectos, comercial, RRHH o marketing.

Entre las posibilidades de un ERP, hoy queremos centrarnos en el departamento financiero, analizando algunas de las clave a tener en cuenta para poder optimizar la gestión financiera con un software como Dynamics 365 Business Central.

Claves para optimizar la gestión financiera

Contar con un ERP implica tener las herramientas necesarias para poder llevar agilizar las tareas. Pero igual de importante es aprovechar toda esa información a nuestro alcance y así conocer el estado financiero real de la empresa. ¿Qué no puedes perder de vista si quieres mejorar la salud financiera del negocio?

1. Llevar un control de los estados financieros

Poder consultar los diferentes movimientos y operaciones financieras que se han llevado a cabo en un periodo determinado es necesario para poder tener una visión real del estado financiero de la empresa.

Con Business Central puedes consultar todas las operativas realizadas en cualquier momento, tanto relacionadas con ingresos y gastos, pero también aquellas relacionadas con otros procesos como inventario y cadena de suministro.

Además, al disponer de una información que siempre está actualizada, es posible gestionar de forma eficaz el flujo de caja y la liquidez de la empresa.

2. Generar presupuestos y controlar costes

La contabilidad analítica, pese a no ser obligatoria, es muy recomendable. Con la configuración de presupuestos desde el ERP, puedes ver la totalidad de costes empresariales repartidos entre las diferentes unidades de negocio.

No solo eso, sino además de determinar y cuantificar todos los costes generados, puedes analizarlos de forma exhaustiva. Con el control de costes y el análisis de las unidades, es posible establecer un plan de ahorro de costes, detectando aquellos costes en los que incurre la empresa y que no son indispensables.

3. Mantener la contabilidad actualizada

No únicamente es necesario llevar un control de la operativa financiera, sino que también hay que tener un control de la contabilidad.

Necesitas tener una visión de los movimientos de activos y también de las fluctuaciones del pasivo circulante sin tener que dedicarle mucho tiempo al registrar diarios o tener que cuadrar el balance.

Con la ayuda de un ERP, muchos de estos procesos en los que se invierten muchas horas o se producen errores muy complejos de detectar, desaparecen porque se realizan automáticamente.

Con Dynamics 365 Business Central podrás configurar los activos fijos y los libros de amortización para cada activo para así calcular de forma automática las amortizaciones periódicas y registrarlas de forma automática.

Además, puedes consultar el estado de liquidez de la empresa y el endeudamiento circulante.

4. Trabajar de forma coordinada

Un hito clave en la gestión financiera es que todos los empleados tengan las herramientas necesarias para evitar errores y que puedan trabajar de forma autónoma, pero también coordinados.

Con la implementación de un ERP, todo el departamento accede a la misma información, con lo que se evitan duplicidades de tareas o incertidumbre si se han llevado a cabo algunas operaciones financieras.

Además, es posible consultar cualquier tipo de información histórica con pocos clics, ya que las operaciones quedan registradas. Con la implementación de un software de gestión, la eficiencia operativa de tus empleados mejora, ya que muchas tareas se realizan de forma automática y se destina el tiempo realizando tareas menos mecánicas.

5. Mantener la base de datos actualizada

Cuando hablamos de base de datos, nos referimos a los datos de los clientes y los proveedores. Garantizar que los datos fiscales son correctos y están actualizados es imprescindible para poder llevar una contabilidad correcta.

Además, con soluciones de automatización como Power Automate, es posible crear avisos si se modifican algunos de los campos relacionados con los datos fiscales si es necesario.

La parte positiva es que, una vez actualizados los campos, se modifican automáticamente para las siguientes facturas que se tengan que emitir.

6. Definir y analizar KPI’s

Tan relevante es poder acceder a la información como analizarla fácilmente. Con Power BI embebido en el ERP, es posible acceder a los KPI’s principales que hayas defino y analizar los resultados de forma rápida.

Por ejemplo, puedes ver las fluctuaciones de efectivo, ordenar los clientes a los que más has facturado, las principales ventas, etc. Además, también puedes predecir tendencias futuras y avanzarte ante posibles problemas o resultados.

Combinando la información recopilada con el análisis, tendrás en tu poder conclusiones que te ayudarán a tomar mejores decisiones de negocio a futuro.

 

Como puedes ver, con un ERP como Business Central obtendrás una visión 360º del estado de tu negocio, pudiendo acceder a toda la información en tiempo real. El control de la operativa financiera y contable te ayudará a optimizar la gestión y mejorar la salud financiera de la empresa. Si quieres ampliar las ventajas que ofrece un ERP, te invitamos a descargarte nuestro guía gratuita. ¿A qué esperas?

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